DIGITALE POSTSTELLE:
EIN SCHRITT IN DIE ZUKUNFT EINES DIGITALEN ARBEITSPLATZES
4. August 2022 – Lesezeit 5 Minuten
Braucht Ihr Unternehmen eine größere digitale Transformation? Hat die Pandemie die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen arbeitet, verändert? Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre Ausgaben effizient zu senken?
Die Lösung liegt in der Investition in eine digitale Poststelle, die Sicherheit für die Mitarbeiter bietet, die Bearbeitungskosten senkt und den Arbeitsaufwand minimiert..
FalconV+® RED™ bei Sanitas
Was ist eine digitale Poststelle?
Eine digitale Poststelle ist ein automatisiertes Poststellenverfahren, bei dem Scanner und Software zur Dokumentenerfassung eingesetzt werden, um Informationen aus der eingehenden Post effizient und sicher zu erfassen und zuzustellen. Jede wertvolle Eingangspost wird gescannt und elektronisch an ihren Bestimmungsort zugestellt, bei dem es sich um eine interne Abteilung oder einen separaten Prozess handeln kann.
Digitale Poststellen ersetzen in der Regel die traditionelle Poststelle und bieten Unterstützung und Flexibilität für Mitarbeiter, die an entfernten Standorten arbeiten oder häufig unterwegs sind.
OPEX Digital Mailroom-Lösung
Die Nachfrage nach einer digitalen Umgebung
Diese scheinbar kurzfristigen Veränderungen am Arbeitsplatz sind langfristig und verändern die Geschwindigkeit, mit der sich die Zukunft des digitalen Arbeitsplatzes vollziehen muss. Es ist nicht mehr absehbar, wann die Telearbeit enden wird, und sie ist zu einem neuen Standard für Arbeitnehmer überall geworden.
Die Post- und Dokumentenverarbeitung ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens, aber die Art und Weise, wie Sie mit Dokumenten umgehen, ist eine große Chance für Wachstum bei der Umwandlung Ihres Unternehmens in eine agile Arbeitsumgebung. Eine digitale Poststelle ermöglicht es den Mitarbeitern, von überall aus zu arbeiten oder einen flexiblen, gemischten Arbeitsplan zu erstellen, während sie gleichzeitig mit den Mitarbeitern im Büro zusammenarbeiten können. Die digitale Poststelle ermöglicht auch eine Datenverarbeitung ohne viele Unterbrechungen, trotz der ständigen Veränderungen in unserer Umgebung, da Interaktionen und Daten leicht nachverfolgt und überwacht werden können.
Die richtigen Schritte zum Erfolg der digitalen Poststelle unternehmen
Langfristige Vorteile und Rentabilität der Investition
Die Umstellung auf eine digitale Poststelle ist für jedes Unternehmen in allen Branchen von Vorteil. Sie ist eine Notwendigkeit für jedes Unternehmen, das seine Effizienz verbessern, zusätzliche Kosten einsparen oder sich sogar auf künftige Auswirkungen auf ein Unternehmen vorbereiten möchte, wie z. B. Naturkatastrophen, wirtschaftliche Schwankungen und Ereignisse wie die jüngste Pandemie.
Die Einführung einer digitalen Poststelle reduziert den Bedarf an Lagerraum, wie z. B. Aktenschränke, und Fotokopien von Akten und bietet gleichzeitig betriebliche Vorteile wie:
- Unterstützung für Remote- und Hybridarbeit
- Einhaltung von Compliance-Vorschriften und Auditierbarkeit
- Verbesserte Durchsuchbarkeit und gemeinsame Nutzung von Dokumenten
- Verbesserter Kundenservice
- Support for remote and hybrid working
- Adherence to compliance regulations and auditability
- Enhanced document search-ability and share-ability
- Improved customer service
Kosteneffizient
Eine digitale Poststelle ist einfach in Ihr Unternehmen zu integrieren. Sie minimiert den Bedarf an manueller Arbeit für das Sortieren und Bearbeiten von Post, während die Betriebskosten, die mit der Bearbeitung eingehender Post verbunden sind, wie z. B. Personalkosten, Platzbedarf und zusätzliche Ressourcen, nahezu eliminiert werden, so dass Sie einen schnellen ROI erzielen können. Laut einer Umfrage von AIIM liegt der ROI einer digitalen Poststelle in der Regel bei 18 Monaten oder weniger.
Verkürzte Zustellzeiten
Mit digitaler Post kann die Zustellungszeit von einigen Tagen auf wenige Sekunden verkürzt werden, so dass weniger Zeit für die manuelle Bearbeitung eingehender Post und Dokumente aufgewendet werden muss und gleichzeitig die Qualität des Kundendienstes verbessert wird. Auf diese Weise stehen den Mitarbeitern Dokumente in großem Umfang zur Verfügung und die Korrespondenzzeiten werden verkürzt.
Sicher und geschützt
Die Umwandlung von physischer Post in digitale Formate verbessert die Sicherheit Ihrer wichtigen Informationen. Die Möglichkeit, bei Audits Aufzeichnungen über den Umgang mit Dokumenten vorzulegen und die Post zu verfolgen, erhöht die Transparenz. Durch die weitgehende Abschaffung der manuellen Postvorbereitung und -bearbeitung werden sensible Informationen geschützt, da nicht mehr mehrere Personen mit der Bearbeitung, Sortierung und Öffnung der Post beschäftigt sind.
Erfolgreich in der digitalen Umgebung
Die Pandemie hat sich auf alle Unternehmen ausgewirkt, unabhängig davon, wie groß oder klein sie sind, und neue Standards für die Arbeitsweise von Unternehmen geschaffen. Unternehmen und Mitarbeiter haben sich nicht nur an das Arbeiten aus der Ferne und an hybride Arbeitsformen angepasst, sondern bevorzugen diese nun aufgrund der damit verbundenen Flexibilität. Das digitale Zeitalter breitet sich mit voller Wucht aus, und wir müssen unser Bestes tun, um uns nicht nur anzupassen, sondern diese Möglichkeiten zu nutzen, um uns selbst zu verbessern.
Die Verbesserung der Art und Weise, wie Dokumente von physischen in digitale Dokumente umgewandelt werden, kann Ihrem Unternehmen erhebliche Vorteile bringen, abgesehen von den Veränderungen, die durch die Pandemie und die Erwartungen der Mitarbeiter ausgelöst werden. Die Änderung der Art und Weise, wie Post und Unternehmensdokumente gehandhabt werden, vor allem auf digitalem Wege, wird jedem Unternehmen zugute kommen, indem es die Kosten senkt und die Organisation und Effizienz verbessert.
Um mehr über OPEX und unsere Lösungen für die Dokumenten- und Postautomatisierung zu erfahren, kontaktieren Sie uns noch heute
