DIGITALE TRANSFORMATION FÜR ARCHIVE, AUFZEICHNUNGEN UND HISTORISCHE DOKUMENTE

ÜBERGANG ZU EINER DIGITALEN WELT

Das Festhalten an physischen Unterlagen und Archiven führt zu langsamen Prozessen, veralteten Systemen, frustrierten Kunden, höheren Betriebskosten, Platzmangel und Problemen bei der Arbeit. Diese Engpässe schränken das Unternehmenswachstum ein. Papierarchive sind nicht nur teuer in der Lagerung und schwer auffindbar, sondern müssen auch mit Sorgfalt behandelt werden. Vergilbendes Papier, verblassende Tinte, Feuchtigkeitsschäden, Schimmel und Nagetiere stellen eine Herausforderung für die Lagerung und Erhaltung von Archiven dar. Historische und veraltete Unterlagen sind empfindlich, so dass sie bei unsachgemäßer Handhabung beschädigt werden und Informationen verloren gehen können.

Digitale Dateien sind heute der neue Standard für die Speicherung und Weitergabe von Informationen. Wenn Sie sich allein auf Papierarchive verlassen, besteht die Gefahr, dass Ihr Unternehmen hinter dem Status quo zurückbleibt und anfällig für Katastrophen ist. Es ist von entscheidender Bedeutung, Aufzeichnungen und Altdaten so bald wie möglich effektiv zu verwalten.

WARUM SOLLTEN SIE IHRE ARCHIVE DIGITALISIEREN?

Die Digitalisierung von Archiven verbessert die Durchsuchbarkeit und gemeinsame Nutzung Ihrer Dokumente und ermöglicht es nachgelagerten Prozessen wie dem Kundendienst, die Reaktionszeit zu verkürzen. Unterlagen, die physisch in Aktenschränken, Schränken und Büros aufbewahrt werden, sind in der Regel über interne Abteilungen und getrennte Standorte verstreut, wodurch sie schwer und langsam auffindbar sind und wertvollen Platz beanspruchen. Nach Angaben von Coopers & Lybrand werden fast 75 % der Zeit, die für die Arbeit mit papierbasierten Informationen aufgewendet wird, mit Suchen und Ablegen verschwendet. Durch die Umwandlung von Papier in digitale Aufzeichnungen wird ein digitales Ablagesystem geschaffen, das den Bedarf an Speicherplatz beseitigt, Dokumente jederzeit und überall verfügbar macht und sie vor irreparablen Schäden schützt.

Das Scannen von Archivdokumenten trägt dazu bei, die Verwaltung von Unterlagen unter Kontrolle zu halten, was zu effizienteren Geschäftsprozessen und Verfahren führt, die befolgt werden müssen. Das Scannen von historischen Aufzeichnungen, Archiven und Geschäftsdokumenten hilft auch dabei, die steigenden Kosten der Papierverwaltung in den Griff zu bekommen. Allein die Befüllung eines Aktenschranks mit vier Schubladen kostet 25.000 Dollar pro Jahr und die Wartung zusätzlich 2.160 Dollar pro Jahr. Die Umstellung auf ein papierloses oder umweltfreundliches System senkt die Lager- und Immobilienkosten.

SCANNEN HISTORISCHER DOKUMENTE UND UNTERLAGEN

Scannen Sie zerbrechliche, dünne und beschädigte Dokumente mit OPEX® Falcon® One-Touch-Dokumentenscannern in hochwertige Bilder. Die One-Touch-Verarbeitung minimiert die Vorbereitungszeit, so dass das Scanpersonal die Dokumente nur einmal bearbeiten muss. Dokumente nahezu jeden Zustands und jeder Größe werden direkt in den Scanner eingezogen, ohne dass sie vorher abgeklebt oder fotokopiert werden müssen. Bilder von verblassten Archiven oder Dokumenten in schlechtem Zustand werden erfasst, um Bilder zu erstellen, auf denen der ursprüngliche Inhalt wieder sichtbar ist. Eine in den Falcon-Scanner integrierte externe Kamera digitalisiert Bücher und andere 3D-Objekte. Durch die Minimierung der Dokumentenvorbereitung und Qualitätskontrolle beschleunigen die Falcon-Scanner Ihren Durchsatz, sparen Zeit und verringern Ihre Abhängigkeit von Arbeitskräften.

OPEX LÖST DIE SCHWIERIGSTEN HERAUSFORDERUNGEN

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ERSTELLEN SIE HOCHWERTIGE BILDER UND METADATEN

Mit den Falcon-Scannern, die mit der OPEX Certain Scan®-Software betrieben werden, können Sie Bilder in Echtzeit oder nach dem Scannen bearbeiten, in Dateiformaten Ihrer Wahl ausgeben, eindeutige Dateinamen erstellen und wählen, wo die Dateien in Ihrem Verzeichnis gespeichert werden, um die digitalen Archivierungsprozesse zu optimieren. Die Verknüpfung von digitalen Dateien mit Metadaten erhöht den Wert der Unterlagen und minimiert das Risiko, dass wertvolle Dokumente verloren gehen.

ERFASSEN VON BILDERN VON MIKROFILMEN, MIKROFICHES UND 3D-OBJEKTEN

Die optionale Integration einer externen Kamera in den Falcon-Scanner ermöglicht die Erfassung von Bildern von Mikrofilmen, Mikrofiches, Büchern und 3D-Objekten, wodurch der Bedarf an separaten Scannern und Workstations minimiert wird. Durch die Digitalisierung Ihrer Archive mit Falcon-Scannern können Sie Aufzeichnungen in sich verschlechternden Dateiformaten aufbewahren und gleichzeitig den Bedarf an seltenen und teuren Spezialsystemen reduzieren. Dadurch verringert sich das Risiko des Verlusts von Informationen, die auf sich verschlechterndem Film oder bröckelnden Seiten aufgezeichnet wurden.

REDUZIEREN SIE IHRE ABHÄNGIGKEIT VON MANUELLER ARBEIT

Die Suche, Einstellung, Schulung und Weiterbeschäftigung von Arbeitskräften ist für die Dokumentenverarbeitung zunehmend schwieriger geworden. Angesichts des Arbeitskräftemangels, knapper Budgets und steigender Ressourcenkosten müssen Sie hochwertige digitale Archive zeitnah erstellen und gleichzeitig die Kosten unter Kontrolle halten. Wenn Sie die Archive Ihrer Kunden oder Organisationen mit Falcon-Scannern digitalisieren, können Sie die Arbeit erledigen, ohne sich auf manuelle Arbeit verlassen zu müssen. Falcon-Dokumentenscanner minimieren die arbeitsintensive Vorbereitung von Dokumenten und reduzieren so den Arbeitsaufwand erheblich, so dass Sie Ihr vorhandenes Personal auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.

BEWAHREN SIE UNERSETZLICHE ARCHIVE UND AUFZEICHNUNGEN SICHER AUF

Verbessern Sie die Verwaltung, Durchsuchbarkeit und gemeinsame Nutzung Ihrer Unterlagen, indem Sie durch die Digitalisierung Ihrer Archive jederzeit wissen, wo sich die einzelnen Unterlagen befinden. Die Erstellung digitaler Kopien von Archiven hilft Ihnen bei der Vorbereitung auf unerwartete Katastrophen und beschädigte Aufzeichnungen, die zum Verlust wertvoller Informationen führen könnten. Die OPEX One-Touch-Verarbeitung sorgt für die Sicherheit von Aufzeichnungen, Archiven und historischen Dokumenten durch eine sinnvolle digitale Transformation und hilft, kostspielige Datenschutzverletzungen zu vermeiden. Falcon-Scanner, die mit der CertainScan-Software betrieben werden, können Prüfprotokolle mit aufgezeichneten Bedienerinteraktionen mit Dokumenten bereitstellen, um die Transparenz zu erhalten und Ihnen die volle Kontrolle über Ihr Datenmanagement zu ermöglichen.