LÖSUNGEN ZUM SCANNEN VON ARCHIVEN UND AUFZEICHNUNGEN

ÜBERGANG ZU EINER DIGITALEN WELT

Das Festhalten an physischen Unterlagen und Archiven führt zu langsamen Prozessen, veralteten Systemen, frustrierten Kunden, höheren Betriebskosten, Platzmangel und Problemen bei der Arbeit. Diese Engpässe schränken das Unternehmenswachstum ein. Papierarchive sind nicht nur teuer in der Lagerung und schwer auffindbar, sondern müssen auch mit Sorgfalt behandelt werden. Vergilbendes Papier, verblassende Tinte, Feuchtigkeitsschäden, Schimmel und Nagetiere stellen eine Herausforderung für die Lagerung und Erhaltung von Archiven dar. Historische und veraltete Unterlagen sind empfindlich, so dass sie bei unsachgemäßer Handhabung beschädigt werden und Informationen verloren gehen können.

Digitale dokumente sind der neue Standard dafür, wie Informationen heute gespeichert und geteilt werden. Wenn Sie sich allein auf Papierarchive verlassen, riskieren Sie, dass Ihr Unternehmen hinter den Status quo zurückfällt und anfällig für Katastrophen wird. Es ist entscheidend, Aufzeichnungen und Altdaten so schnell wie möglich effektiv zu verwalten.

WARUM SOLLTEN SIE IHRE DOKUMENTE DIGITALISIEREN?

Digitalisieren von Dokumenten verbessert die Durchsuchbarkeit und gemeinsame Nutzung Ihrer Dokumente und ermöglicht nachgelagerten Prozessen wie dem Kundenservice, die Reaktionszeit zu verkürzen. Aufzeichnungen, die physisch in Aktenschränken, Schränken und Büros aufbewahrt werden, sind in der Regel über interne Abteilungen und separate Standorte verteilt, wodurch sie schwierig und langsam zu finden sind und wertvollen Platz beanspruchen. Laut Coopers & Lybrand werden fast 75 % der Zeit, die mit der Arbeit mit papierbasierten Informationen verbracht wird, mit Suchen und Archivieren verschwendet. Durch die Umwandlung von Papier in digitale Aufzeichnungen entsteht ein digitales Ablagesystem, das Speicherplatz überflüssig macht, Dokumente jederzeit und überall verfügbar macht und sie vor irreparablen Schäden schützt.

Das Scannen von Dokumenten trägt dazu bei, die Verwaltung von Aufzeichnungen unter Kontrolle zu halten, was zu effizienteren Geschäftsprozessen und -verfahren führt, die befolgt werden müssen. Das Abbilden historischer Aufzeichnungen, Archive und Geschäftsdokumente hilft auch dabei, die steigenden Kosten der Papierverwaltung zu bewältigen. Allein die Befüllung eines Aktenschranks mit vier Schubladen kostet 25.000 USD pro Jahr und weitere 2.160 USD pro Jahr für die Wartung. Die Umstellung auf ein papierloses oder ein umweltfreundliches System reduziert Lager- und Immobilienkosten.

SCANNEN HISTORISCHER DOKUMENTE UND UNTERLAGEN

Scannen Sie zerbrechliche, dünne oder beschädigte Dokumente mit OPEX® Falcon® One-Touch-Dokumentenscannern in hochwertige Bilder. Die One-Touch-Verarbeitung minimiert die Einrichtungszeit, sodass Scan-Operatoren Dokumente nur einmal verarbeiten müssen. Dokumente in nahezu jedem Zustand und jeder Größe werden direkt in den Scanner eingezogen, ohne dass Maskierungen oder Fotokopien erforderlich sind. Bilder von verblassten Archiven oder Dokumenten in schlechtem Zustand werden erfasst, um Bilder zu erstellen, bei denen der ursprüngliche Inhalt wieder sichtbar ist. Eine in den Falcon-Scanner integrierte externe Kamera digitalisiert Bücher und andere 3D-Objekte. Durch die Minimierung der Dokumentenvorbereitung und Qualitätskontrolle beschleunigen Falcon-Scanner Ihren Durchsatz, sparen Zeit und reduzieren Ihre Abhängigkeit von Arbeitskräften.

OPEX LÖST DIE SCHWIERIGSTEN HERAUSFORDERUNGEN

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ERSTELLEN SIE HOCHWERTIGE BILDER UND METADATEN

Mit den Falcon-Scanner mit Unterstützung von OPEX Certain Scan®-Software ermöglichen es Ihnen, Bilder in Echtzeit oder nach dem Scannen zu bearbeiten, in Dateiformate Ihrer Wahl auszugeben, eindeutige Dateinamen zu erstellen und auszuwählen, wo Dateien in Ihrem Verzeichnis gespeichert werden, um digitale Archivierungsprozesse zu optimieren . Die Verknüpfung digitalisierter Dokumente mit Metadaten erhöht den Wert der Aufzeichnungen und minimiert gleichzeitig das Risiko, dass wertvolle Dokumente verloren gehen.

ERFASSEN VON BILDERN VON MIKROFILMEN, MIKROFICHES UND 3D-OBJEKTEN

Die optionale Integration einer externen Kamera in den Falcon-Scanner ermöglicht die Erfassung von Bildern von Mikrofilmen, Mikrofiches, Büchern und 3D-Objekten, wodurch der Bedarf an separaten Scannern und Workstations minimiert wird. Durch die Digitalisierung Ihrer Archive mit Falcon-Scannern können Sie Aufzeichnungen in sich verschlechternden Dateiformaten aufbewahren und gleichzeitig den Bedarf an seltenen und teuren Spezialsystemen reduzieren. Dadurch verringert sich das Risiko des Verlusts von Informationen, die auf sich verschlechterndem Film oder bröckelnden Seiten aufgezeichnet wurden.

REDUZIEREN SIE IHRE ABHÄNGIGKEIT VON MANUELLER ARBEIT

Die Suche, Einstellung, Schulung und Weiterbeschäftigung von Arbeitskräften ist für die Dokumentenverarbeitung zunehmend schwieriger geworden. Angesichts des Arbeitskräftemangels, knapper Budgets und steigender Ressourcenkosten müssen Sie hochwertige digitale Archive zeitnah erstellen und gleichzeitig die Kosten unter Kontrolle halten. Wenn Sie die Archive Ihrer Kunden oder Organisationen mit Falcon-Scannern digitalisieren, können Sie die Arbeit erledigen, ohne sich auf manuelle Arbeit verlassen zu müssen. Falcon-Dokumentenscanner minimieren die arbeitsintensive Vorbereitung von Dokumenten und reduzieren so den Arbeitsaufwand erheblich, so dass Sie Ihr vorhandenes Personal auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.

BEWAHREN SIE UNERSETZLICHE ARCHIVE UND AUFZEICHNUNGEN SICHER AUF

Verbessern Sie die Verwaltung, Durchsuchbarkeit und gemeinsame Nutzung Ihrer Unterlagen, indem Sie durch die Digitalisierung Ihrer Archive jederzeit wissen, wo sich die einzelnen Unterlagen befinden. Die Erstellung digitaler Kopien von Archiven hilft Ihnen bei der Vorbereitung auf unerwartete Katastrophen und beschädigte Aufzeichnungen, die zum Verlust wertvoller Informationen führen könnten. Die OPEX One-Touch-Verarbeitung sorgt für die Sicherheit von Aufzeichnungen, Archiven und historischen Dokumenten durch eine sinnvolle digitale Transformation und hilft, kostspielige Datenschutzverletzungen zu vermeiden. Falcon-Scanner, die mit der CertainScan-Software betrieben werden, können Prüfprotokolle mit aufgezeichneten Bedienerinteraktionen mit Dokumenten bereitstellen, um die Transparenz zu erhalten und Ihnen die volle Kontrolle über Ihr Datenmanagement zu ermöglichen.