DOKUMENTEN-IMAGING ZUR MINIMIERUNG DER VORBEREITUNGSZEIT

NEUE TECHNOLOGIE EINFÜHREN

Es war noch nie so wichtig wie heute, Technologien zu implementieren, die es Ihnen ermöglichen, an der Spitze zu bleiben und nicht zurückzufallen. Da die Beliebtheit von Remote- und hybriden Arbeitsmodellen rapide zunimmt und Unternehmen mit einem Arbeitskräftemangel konfrontiert sind, sind digitale Plattformen zu einer Notwendigkeit geworden, um Mitarbeiter mit ihrer Arbeit in Verbindung zu halten. Laut einer Studie von Gartner werden im Jahr 2022 schätzungsweise 53 % der amerikanischen und 31 % der weltweiten Belegschaft remote arbeiten. Der Komfort, den digitale Dokumente, die gemeinsame Nutzung von Dateien und Plattformen für die Zusammenarbeit bieten, wird nun gegenüber veralteten traditionellen Methoden und Papierablage-Systemen bevorzugt.

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ÜBERGANG ZU EINER DIGITALEN UMGEBUNG

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Papier, Post und physische Dokumente werden in absehbarer Zeit nicht verschwinden. Abgesehen von all den Möglichkeiten, Informationen digital zu erstellen und auszutauschen, existieren schätzungsweise 95 % der Unternehmensinformationen auf Papier. Viele Unternehmen sind bei Zahlungen, Krediten, Versicherungen, Transaktionen, Kundendienst, Aufzeichnungen und Abstimmungen immer noch auf Papier angewiesen. Da all diese Informationen auf Papier gespeichert sind, wird ein großer Teil unserer Zeit mit der Suche nach Dateien und der Aufbereitung von Daten verschwendet. Etwa 19 % der Mitarbeiter verbringen ihre Zeit mit der Suche nach Informationen.

Digitales Arbeiten ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Informationen schnell zu finden und weiterzugeben, ohne dass Sie Speicherplatz für Akten vorhalten oder Kisten mit Akten durchsuchen müssen, wodurch Sie Ihre Gemeinkosten und Immobilienkosten senken. Die Digitalisierung Ihrer Dokumente ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiter an entfernten Standorten mit Ihrem Unternehmen zu verbinden und die Geschäftskontinuität zu wahren. Durch die Implementierung der Automatisierung in Ihre dokumentengesteuerten Arbeitsabläufe kann Ihr Unternehmen den Durchsatz verbessern, Zeit sparen und den Arbeitsaufwand erheblich reduzieren.

UNTERSUCHEN SIE DIE PROBLEME MIT DER MANUELLEN DOKUMENTENVORBEREITUNG

Wenn Sie Dokumente scannen, sei es für Ihr eigenes Unternehmen oder als Scandienstleister, verbringen Sie mit Sicherheit mehr Zeit mit der Vorbereitung der Dokumente als mit dem eigentlichen Scannen. Wie oft scannen Sie einen perfekt vorbereiteten Dokumentenstapel – einen Stapel, der nicht entklammert, abgeklebt und in der Größe verändert werden muss? Dokumente gibt es in allen Formen, Größen und Zuständen, die den Scanprozess erschweren und den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Bearbeitung eines Stapels oder einer Gruppe von Dokumenten erhöhen.

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In typischen Dokumentenscannern verdoppelt sich die Anzahl der Vorbereiter leicht die Anzahl der Scan-Operatoren, und es werden nur wenige Flachbettscanner eingesetzt, um die Arbeit schnell zu erledigen. Vor dem Scannen müssen beschädigte Papiere abgeklebt und kleine Dokumente auf ein größeres Format fotokopiert werden. Wenn mehrere Personen mit Dokumenten umgehen, besteht das Risiko, dass private Informationen verloren gehen, verwechselt werden oder unsicher sind, da die Dokumente zu und von mehreren Arbeitsplätzen bewegt werden, insbesondere in Unternehmen, die mit privaten Kundendaten arbeiten.

WAS IST HOCHGESCHWINDIGKEITS-SCANNEN VON DOKUMENTEN?

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Das Scannen von Hochgeschwindigkeitsdokumenten erfasst schnell Bilder von Tausenden von sauberen Dokumenten und wandelt sie in digitale Kopien um, die über einen Cloud-Service oder lokal in der Datenbank eines Unternehmens gespeichert werden. Ein Hochgeschwindigkeits-Dokumentenscanner ist in der Regel mit einer Software ausgestattet, die Bilder korrigiert und Metadaten aus Dokumenten abruft, um Indizierungsinformationen für das Enterprise-Content-Management-System (ECM) eines Unternehmens zu erstellen.

Das Scannen von Hochgeschwindigkeitsdokumenten ist ideal für alle Unternehmen oder Organisationen, die große Mengen an Dokumenten verarbeiten oder Tausende von physischen Dokumenten besitzen, wie z. B. Anwaltskanzleien, Versicherungsgesellschaften und Banken. Die Digitalisierung Ihrer Dokumente ist ein effektiver Weg, um Unterlagen dauerhaft zu speichern, ohne dass die Gefahr besteht, dass die Dokumente bei Katastrophen beschädigt werden oder sogar für immer verloren gehen.

WAS IST ONE-TOUCH-SCANNEN?

Beim One-Touch-Scannen werden physische Dokumente in digitale Kopien umgewandelt. Dabei wird ein einzigartiger Scanner verwendet, der gemischte, unvollkommene und saubere Dokumente verarbeitet: der OPEX® Falcon® Dokumentenscanner. Das One-Touch-Scannen ist langsamer als das Scannen von Hochgeschwindigkeitsdokumenten, spart aber die Zeit, die für das manuelle Vorbereiten, Kopieren oder Reparieren von Dokumenten aufgewendet werden muss, um den gesamten Dokumentenverarbeitungsprozess zu beschleunigen. Es ist eine effektive Lösung für jede Organisation, die Hunderte oder Tausende verschiedener Dokumente verarbeitet, einschließlich gemeinnütziger Organisationen, Versicherungsgesellschaften, Krankenhäuser, Kommunalverwaltungen, Anwaltskanzleien und Outsourcer von Geschäftsprozessen (BPOs).

ZEIT- UND ARBEITSERSPARNIS DURCH SCANNEN AUF KNOPFDRUCK

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Mit den OPEX Falcon One-Touch-Dokumentenscannern wird der herkömmliche Vorbereitungs- und Scanprozess zu einem nahtlosen Arbeitsablauf zusammengefasst, wodurch der Bedarf an mehreren Arbeitsstationen und Scangeräten reduziert wird. Mit OPEX-Scannern sind Sie in der Lage, nachgelagerte Prozesse zu beschleunigen, den Arbeitsaufwand zu reduzieren und Zeit zu sparen, die sonst für manuelle Vorbereitungsarbeiten aufgewendet wird. OPEX-Scanner verarbeiten problemlos beschädigte, zerbrechliche, kleine, dünne und dicke Dokumente direkt aus Aktenordnern und Umschlägen. Dokumente wie Visitenkarten, Quittungen und Rezeptetiketten werden direkt in den Scanner eingezogen, ohne sie abzukleben oder zu fotokopieren. Falcon-Scanner erkennen Aktenordner und Umschläge automatisch als Vorgangstrenner und erfassen Indexierungsinformationen von Registertrennern mit minimaler Dateneingabe, wodurch Sie Zeit und Ressourcen sparen.

MINIMIERUNG DER VORBEREITUNGSZEIT MIT DER OPEX® CERTAINSCAN®-SOFTWARE

Mit der OPEX CertainScan® Software können Sie Bilder in Echtzeit oder nach dem Scannen in der von Ihnen gewünschten Qualität bearbeiten. Mit der CertainScan-Software können Sie Seitenausrichtung, Farbe und sichtbare Schäden korrigieren, um qualitativ hochwertige Bilder zu erstellen, die die nachgelagerte Informationsverarbeitung beschleunigen. Durch den Einsatz der robusten OPEX-Software können Sie Fehler und kostspielige Neuscans minimieren, indem Sie Ihre eigenen Geschäftsregeln definieren, um Fehler zu erkennen und Korrekturen vorzunehmen.

ÖFFNEN UND SCANNEN VON POST MIT EINEM EINZIGEN SYSTEM

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Der Falcon RED™ Dokumentenscanner wurde für den Dokumentenumschlag mit Postverarbeitungskomponenten entwickelt und kombiniert One-Touch-Scannen mit automatischer Postöffnung und -extraktion, sodass nur ein Bediener zum Öffnen von Umschlägen und Scannen des Inhalts benötigt wird. Legen Sie eingehende Post direkt auf den Rapid Extraction Desk™ (RED), um sie zu öffnen, und führen Sie den Inhalt dann direkt in den Scanner ein, ohne sie vorbereiten oder vorsortieren zu müssen. Mit dem Falcon RED können Sie qualitativ hochwertige Bilder und Indexierungsinformationen von Formularen, Zahlungen und Korrespondenz direkt aus dem Umschlag erfassen und so Zeit und Arbeit sparen.

VERBESSERUNG VON SICHERHEIT UND COMPLIANCE

Die Sicherheit der Daten in Ihrem Unternehmen war noch nie so wichtig wie heute, da sich die Technologie ständig weiterentwickelt. Verbessern Sie Ihre Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften mit einer effektiven digitalen Transformation, die Sinn macht. OPEX Dokumentenscanner helfen, sensible Informationen zu schützen, indem sie die Anzahl der Personen begrenzen, die Dokumente vorbereiten und bearbeiten. Die CertainScan-Software hilft Ihnen, den Überblick über Ihren Betrieb zu behalten, indem sie Zugangskontrollen ermöglicht und die Interaktionen der Mitarbeiter mit den Dokumenten anhand zusätzlicher Prüfpfade verfolgt.

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